TEORÍA VARIA

Fórmulas y Funciones (I)  Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.  Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas Introducir Fórmulas y Funciones  Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que  opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá  directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.  La sintaxis de cualquier función es:  nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)  Siguen las siguientes reglas:  - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No  dejes espacios antes o después de cada paréntesis.  - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o  funciones.  - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.  Ejemplo: =SUMA(A1:C8)  Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus  argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8  indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función  anterior sería equivalente a:  =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+ C3+C4+C5+C6+C7+C8  En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.  Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.  Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)  Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.  Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =

Insertar función con el asistente  Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón  de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.  Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. 

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda. 

Fuente 

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. 

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: 

Utilizando la barra de menús: 

De la barra de menús desplegar el menú Formato. 

Elegir la opción Celdas... 

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. 

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. 

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. 

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. 

Si deseamos darle formato a los números vamos a la pestaña de números y realizamos el formato adecuado a nuestro trabajo.